Serwis wykorzystuje pliki cookies.
Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na wykorzystywanie plików cookies.
x

W jakim celu wdrożyć system JIRA?

27 Lut
2018

Każde z przedsiębiorstw musi się borykać z papierkową robotą. Jest to rzecz niemożliwa do uniknięcia i tylko inteligentne rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentacją są w stanie raz na zawsze rozwiązać te wszystkie problemy. Zbudowanie silnej, inteligentnej sieci administracji dokumentami nie jest niczym skomplikowanym, o czym przekonało się wiele osób, które skorzystały z systemu JIRA.
Poprawa komunikacji, wygodniejszy dostęp do dokumentów i proste ewidencjonowanie – to podstawowe elementy funkcjonalności tegoż systemu. Nie są to jednak wyłączne użyteczności, które są oferowane przedsiębiorcom.

Dlaczego warto wdrożyć system obiegu dokumentów?

Bardzo wiele się mówi o znaczeniu dokumentacji w poprawnym działaniu przedsiębiorstwa. Niestety, ale stosy dokumentów są bardzo niepraktyczne, ich przepływ, przeszukiwanie i ewidencjonowanie zabierają masę czasu i zasobów firmy. Konieczność stosowania dokumentacji papierowej wynika głównie z charakterystycznej specyfiki prawa, zwłaszcza podatkowego oraz wewnętrznych regulacji przedsiębiorstwa. Dokumenty nie muszą być jednak skanowane, przesyłane w formie fizycznej lub elektronicznej po uprzedniej digitalizacji. Całość dokumentacji może być kreowana w obrębie systemów informatycznych, co ma olbrzymie znaczenie dla przyśpieszenia pracy wszystkich osób działających w ramach przedsiębiorstwa.
Wygodny system przeszukiwania dokumentów pozwala bardzo szybko uzyskać potrzebne informacje i je przekazać członkowi swojego zespołu. Wygoda kreowania raportów, możliwość ewidencjonowania dokumentów w różnych kategoriach i stały dostęp do nich są podstawowymi atutami. Nie trzeba już korzystać z archiwum dokumentacji, które zajmuje masę przestrzeni i jest bardzo trudne w prowadzeniu oraz przeszukiwaniu. XXI wiek jest momentem, kiedy można zrezygnować z wad klasycznej, papierowej dokumentacji.

Żeby jednak to zrobić, trzeba się zastanowić nad specjalnym systemem, który zintegruje najlepsze elementy funkcjonalne, co przełoży się bezpośrednio na jakość realizowanej pracy i pozwoli wszystkim bez większych trudności poruszać się po nim.

Dlaczego JIRA?

JIRA należy do szerokiej gamy oprogramowania przeznaczonego dla prowadzenia cyfrowej dokumentacji i zarządzania projektami. Jest to system całkowicie innowacyjny, który integruje masę funkcji, łącznie z możliwością połączenia z systemem wewnętrznym ERP danego przedsiębiorstwa. Przepływ dokumentacji, łatwość komunikacji i niebywała wręcz łatwość importowania danych – np. do plików programów zewnętrznych. To wszystko przekłada się na olbrzymi potencjał tego oprogramowania!

JIRA daje możliwość przygotowywania, przesyłania i ewidencjonowania następujących dokumentów:
– wniosków (np. urlopowych),
– dokumentacji finansowej,
– upoważnień,
– zapotrzebowania na zaopatrzenie,
– faktur VAT,
– umów,
– kwestionariuszy osobowych,
– dokumentacji projektowej.

Jeśli potrzebne jest równoległe ewidencjonowanie dokumentacji w formie papierowej, to nie istnieje żadne ograniczenie. JIRA pozwala na przeniesienie cyfrowej biblioteki dokumentów w formę fizyczną. Jak to mniej więcej wygląda? Poprzez system nadawania kodów można wygenerować specjalne nalepki z kodami kreskowymi, które następnie będą alokowane na dokumentach. Będą one swoistą sygnaturą w systemach cyfrowych. JIRA ma moduł organizowania fizycznego archiwum, co pozwala z łatwością przypisywać fizyczne sygnatury do dokumentów znajdujących się w sieci systemowej. W ten sposób odnalezienie dokumentu w archiwum zajmuje jedynie kilka minut!

Jak wdrożyć u siebie w firmie?

Wdrożenie JIRA jest niezwykle proste. Wystarczy jedynie skontaktować się z odpowiednim dostawcą oprogramowania. Wedle potrzeb i oczekiwań integracja systemu JIRA zostanie zrealizowana tak szybko, jak to tylko możliwe. Żaden z pracowników nie będzie miał żadnych problemów w trakcie pracy – instalacja oprogramowania i stworzenie bezpiecznej, funkcjonalnej sieci zostanie zrealizowane poza godzinami pracy przedsiębiorstwa. System zostanie wdrożony na każdym komputerze i każdy z pracowników będzie miał do niego dostęp na podstawie indywidualnych danych dostępowych. Jest to niebywała wygoda dla wszystkich działających w przedsiębiorstwach!
Dzięki systemowi można mieć pewność, że wszystkie dokumenty będące w obiegu na pewno nie zaginą, trafią tam, gdzie trzeba. W razie kontroli lub audytu możliwe będzie szybkie sięgnięcie do dokumentacji, również z formie fizycznej!

JIRA oferuje szereg dodatkowych funkcjonalności, między innymi system zarządzania projektami, czasem oraz inne dodatkowe moduły dla osób zarządzających. Jest to świetny system wprowadzający firmę w XXI wiek!